Osuuskauppa Keskimaan toimittajarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. Rekisterinpitäjä Osuuskauppa Keskimaa PL 176, 40101 Jyväskylä Ahjokatu 7, 40320 Jyväskylä Y-tunnus: 0208265-22. Tietosuojavastaavanyhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot tietosuoja.keskimaa@sok.fi4. Rekisterinnimi Osuuskauppa Keskimaan toimittajarekisteri5. Henkilötietojenkäsittelyntarkoitus Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.6. Henkilötietojenkäsittelynperuste Art. 6.1 b) SopimusHenkilötietoja käsitellään Osuuskauppa Keskimaan ja toimittajan välisen sopimuksen toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot Liikekumppanimasterdata: Liikekumppanin nimi Nimen tarkenne Nimen lisätarkenne Nimilyhenne Ylempi liikekumppani Liikekumppanin tunnus Y‐tunnus, ALV‐tunnus tai henkilötunnus Edellinen nimi Yhtiömuoto Asiakasryhmä Toimittajaryhmä Konsernikoodi Tunniste (mikäli ei Y‐tunnusta, ALV‐tunnusta tai henkilötunnusta Aloituspvm Enn.perintä voimassa Lopetuspvm Lopetussyy Lähiosoite Postinumero Postitoimipaikka Postilokero Postinumero (postilokero) Postitoimipaikka (postilokero) Maa Kieli Puhelin Telefax Sähköposti yleinen OVT ‐tunnus9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät Toimittajan yhteyshenkilöt10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Tavaran‐ tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma ‐organisaatiomasterin LiikekumppanirekisteriToimittajan lasku‐ ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä Toimittajan lasku‐ ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto11. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä‐ ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Tiedot poistetaan kun se on kirjanpitolain puitteissa mahdollista.14.Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminen Henkilötietojen käsittelyn peruste ei ole suostumus.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Toimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja‐ ja tietoturvallisuuskeinoja. Asiakaspalauterekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S‐ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.