Työvuorot oman mielen mukaan, yhteisöllisyyttä kunnioittaen

Teksti ja kuvat: Kristiina Tammitie

– Alkuun olin epäileväinen, mutta lähdin kuitenkin avoimin mielin mukaan. Nyt olen jo kahden poiminnan jälkeen vakuuttunut. Pystyn vaikuttamaan enemmän omiin työvuoroihini, mikä helpottaa lapsiperhearkea. Pääsen myös entistä useammin pelaamaan sählyä, kun aloitan työvuorojen poimimisen siitä, että olen keskiviikkona kello 17 vapaalla.

Näin kuvailee Minna Meiseri Joutsan ABC:ltä. Kyse on yhteisöllisestä työvuorosuunnittelusta, jossa työntekijät poimivat vuoroja itse ESS 7 -mobiilisovelluksella sovittuja aikatauluja ja pelisääntöjä noudattaen. S-ryhmässä yhteisöllistä työvuorosuunnittelua ovat pilotoineet aiemmin osuuskaupat Arina, Pirkanmaa ja Suur-Savo. Nyt toisessa aallossa mukaan on lähtenyt myös Keskimaa. Tähän tulevaisuuden työelämän toimintamalliin ovat Keskimaalla päässeet edelläkävijöinä mukaan ABC Joutsan lisäksi Solo Sokos Hotel Paviljongin koko henkilökunta sekä Original Sokos Hotel Alexandran vastaanotto. Ennen pilottien starttia työntekijät kävivät valmennuksen uudesta toimintamallista ja suorittivat työehtosopimuksen keskeisiä asioita läpikäyvän TES-kurssin.
Keskimaalla työvuoroja on suunniteltu työntekijälähtöisesti jo pitkään, lähtökohtina henkilön oma kiinnostus ja osaaminen. Vapaa-aikaan liittyvät toiveetkin on pyritty huomioimaan mahdollisuuksien mukaan. Yhteisöllinen työvuorosuunnittelu vie työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisen kuitenkin ihan uudelle tasolle.

Yhteisöllisyys punnitaan

– Oikein odotan vuorojen poimimista, koska se on tosi hauskaa, ja antaa oman elämän langat entistä paremmin omiin käsiin. Yhteisöllisen työvuorosuunnittelun toimivuuden edellytys on, että työyhteisössä on työkavereita arvostava, yhdessä tekemisen fiilis, Elina Virtaniemi pohtii.

Liiketoiminnan tarpeista lähtevässä yhteisöllisessä työvuorosuunnittelussa työvuorojen poiminta tehdään anonyymisti työehtosopimuksen edellytykset sekä omien sopimustuntien määrä huomioiden. Järjestelmässä ylläpidettyjen osaamistietojen avulla kukin voi varata itselleen vain sellaisia työvuoroja, joihin oma osaaminen riittää. Pelisääntöjen mukaisesti jokainen työryhmän jäsen osallistuu poimintaan ja valikoi tasaisesti erilaisia, myös niitä ”ei niin kivoja”, vuoroja.
Poiminnat ovat peräkkäisinä päivinä, pari viikkoa ennen listan julkaisua. Ensimmäisen kierroksen jälkeen nähdään, kuinka paljon eri vuoroissa on yli- tai alimiehitystä. Yhteisöllisyys punnitaan toisella poimintakerralla: kun riittävän moni luopuu ylimiehitetystä vuorosta ja merkitsee itsensä vajaaseen vuoroon, saadaan päivä balanssiin. Joustaminen omista toiveista edellyttää jokaiselta tasapuolisuuden ja työkaverin huomiointia. Resurssiasiantuntijat seuraavat tilannetta, antaen tarvittaessa poimijoille neuvoja ja ohjeita. Esimerkiksi syysloman ja isänpäivän vuorojen poiminnassa henkilökunta sai chattiin viestiä, että kannattaa mennä rohkeasti yli sopimustuntien. Resurssiasiantuntijat tekevät myös tarvittavat tarkennukset ja muutokset listoille, jos työryhmä ei omatoimisesti saa pakettia täysin kasaan.

– Yhteisöllisessä työvuorosuunnittelussa voi poimia vuoroja osaamisensa mukaan haluamilleen päiville. Heti startissa meillä oli yllättävän vähän vuoroja, joita jouduttiin työstämään. Toinen lista meni vielä nätimmin, eikä useiden henkilöiden itse laatimaan listaan ollut mitään muutostarpeita. Koko ajan yhdessä opitaan, hiotaan pelisääntöjä ja tehdään tarvittavia korjausliikkeitä, liikennemyymäläpäällikkö Jouko Järvenpää kuvailee.

Moniosaamisella lisää poimittavaa

Sali- ja kassavuoroja tekevä, ja burgerien paistoa harjoitteleva Minna Meiseri kertoo pelänneensä ennen yhteisöllisen työvuorosuunnittelun starttia, että se on työlästä ja hankalaa.

– Tajusin ennakko-odotukseni täysin vääriksi, kun päästiin tekemään poimintoja. Minun piti luopua toisessa poiminnassa kahdesta ylimiehitetystä vuorosta, muuten toiveeni pysyivät ennallaan, Minna sanoo.

Jonna Koski on poiminut arkipäivien vuoroja aamupainotteisesti, jotta ennättää iltapäivisin hoitamaan reissutyötä tekevän veljensä eläimiä. Viikonloppuisin Jonnalle käy kaikki vuorot yhtä hyvin.

– Olen iloisesti yllättynyt siitä, miten vähän on pitänyt muokata omia poimintoja. Alimiehitetyistä vuoroista olen toisella kierroksella tehnyt poimintoja omien tuntien päälle. Teen kaikkea muuta paitsi lounasta, joten järjestelmä tarjoaa minulle vuoroja poimittavaksi tosi laajasti. Osaamiseni kehittymisen myötä minulle on äskettäin tullut tarjolle myös iltakeittiövuorot.

Paviljonki-hotelli suurin mara-pilotti S-ryhmässä

Brenda Nkhoma kertoo tykkäävänsä yhteisöllisestä työvuorosuunnittelusta. Hän tekee vuorojen poimimisen omaan kalenteriin merkittyjen menojen puitteissa. – Ei tarvitse enää pyytää erikseen vapaapäiviä, koska työvuorot voi valita itse. Kun työvuorosuunnittelu on omalla vastuulla, pitää muistaa ottaa huomioon myös oma jaksaminen ja lepopäivät, Trattoriassa työskentelevä Brenda muistuttaa.

Yhteisöllisen työvuorosuunnittelun alkumetrit ovat sujuneet mainiosti myös Solo Sokos Hotel Paviljongissa, jossa työvuorojen poimintaan osallistuu koko talon väki, yhteensä noin 70 keskimaalaista.

– Yllättävänkin kivuttomasti on päästy alkuun. Olemme pilotissa mukana olevista S-ryhmän työyhteisöistä suurin matkailu- ja ravitsemiskaupan toimialalla, eli olemme todellakin edelläkävijöitä, keittiömestari Janne Virtanen kuvailee.

– Kaikki työntekijämme ovat osallistuneet vuorojen poimimiseen, ja joustavuutta on porukasta löytynyt hienosti. Meidän ihmiset ovat olleet todella tyytyväisiä uuteen käytäntöön. Itsekin olisin työntekijänä tästä ihan tohkeissani, ravintolapäällikkö Katri Ruohonen hymyilee.

Miehitykset on saatu hyvin kohdilleen poimijoiden voimin.

– Listoilla 75–85 prosenttia vuoroista on toteutunut ensimmäisen poiminnan pohjalta niin, ettei muutoksiin ole ollut tarvetta, hotellipäällikkö Kirsi Tarkkanen selvittää.
Janne, Katri ja Kirsi uskovat, että yhteisöllinen työvuorosuunnittelu todella parantaa työntekijäkokemusta ja tuo lisäintoa asiakaspalveluun. Myös Keskimaan houkuttelevuus työnantajana nousee entisestään.

– Oli hienoa päästä mukaan pilottiin, joka lisää työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia, työtyytyväisyyttä ja hyvinvointia, kolmikko kiteyttää.