Osuuskauppa Keskimaan laskutusasiakkaan tietosuojarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19.
Päivitetty viimeksi 27.5.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa Keskimaa
PL 176, 40101 Jyväskylä
Ahjokatu 7, 40320 Jyväskylä
Y-tunnus: 0208265-2
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot
tietosuoja.keskimaa@sok.fi
4. Rekisterin nimi
S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri
Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Osuuskauppa Keskimaan talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.
Art. 6.1 b) Sopimus
• asiakaslaskutussopimus
Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
• kirjanpitolaki
Art. 6.1 f) Oikeutettu etu
• rekisterinpitäjän toiminnan ja laillisten oikeuksien suojaaminen
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimukseen, kirjanpitolakiin ja oikeutettuun etuun.
Asiakkailta kerätään laskutusmyyntisopimuksen tekemiseen välttämättömät tiedot, joiden avulla voidaan varmistaa asiakkaan luottokelpoisuus, laskutuksen toimivuus, maksusuoritusten seuranta ja yhteydenpito asiakkaaseen.
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Oikeutettu etu voi liittyä rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeusturvan toteutumiseen tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseen. Tietoja voidaan käyttää oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Liikekumppanimasterdata:
- Liikekumppanin nimi
- Nimen tarkenne
- Nimen lisätarkenne
- Nimilyhenne
- Ylempi liikekumppani
- Liikekumppanin tunnus
- Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
- Edellinen nimi
- Yhtiömuoto
- Asiakasryhmä
- Toimittajaryhmä
- Konsernikoodi
- Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
- Aloituspvm
- perintä voimassa
- Lopetuspvm
- Lopetussyy
- Lähiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Postilokero
- Postinumero (postilokero)
- Postitoimipaikka (postilokero)
- Maa
- Kieli
- Puhelin
- Telefax
- Sähköposti yleinen
- OVT -tunnus
Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:
- Henkilötunnus
- Maksuhäiriömerkinnän pvm
- Merkinnän aiheuttanut summa
- Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm
Muut myyntireskontrakäsittelyyn liittyvät henkilötiedot:
- toimipaikassa säilytettävät tositteet, jotka sisältävät henkilötietoa
- allekirjoitus palautus- tai korjauskuitilla
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
- laskutusasiakkaan perustiedot
- henkilötunnus
- laskutusasiakkaan yhteystiedot
- mahdollinen allekirjoitus
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan henkilöltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti käyttäen verkko- tai paperilomaketta.
11. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
• Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali
• Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri
• Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
• Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto
• Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto
Vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin. Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
12. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitetuissa markkinointi- ja viestintätarkoituksissa. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä henkilön käytettyä kielto-oikeuttaan tai kun on perusteltu syy olettaa, etteivät henkilötiedot ole enää täsmällisiä (esimerkiksi viestit eivät mene enää perille).
14. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.
15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Laskutusmyyntisopimusta ei voida laatia ja laskutustiliä avata, mikäli asiakas ei luovuta Osuuskaupalle sopimuksessa edellytettyjä tietoja.
16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Maksuhäiriömerkintä tarkoittaa sitä, ettei asiakkaan kanssa voida laatia laskutusmyyntisopimusta. Tämä on kuitenkin sopimusehto, ei asiakkaan profilointia.
17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.